业务问题

集团层面的制度文件、流程规范、表单模板非常多，问题不在于“没有写”，而在于写了但找不到、找到了但不知道是不是最新版。

具体表现是：资料散在网盘、聊天记录、个人电脑里，版本混乱；找一份文件靠问人，问到人就找到，问不到就翻半天；报销、用印、采购、差旅这些流程问题被反复询问；表单填错、资料不全，来回退回重填。

我们做了什么

这类项目最重的活其实在“整理”，不在“接入”。

第一步是确权。 每一类制度文件都要回答：现行版本是哪一份、谁在维护、多久更新一次。这一步不确认，接入之后只会把混乱原样搬进系统。

第二步是清洗与结构化。 把 PDF、Word、表格里的内容整理成可检索、可引用的条目，保留原文出处，回答时能给出依据。

第三步是划权限。 不同岗位能看到的内容范围不一样，这一点在接入前就要按企业的组织结构和信息安全要求定好。

在此之上，做了几件具体的事：制度与流程问答助手（回答引用制度原文）、表单辅助（按规则提示必填项、校验完整性）、会议纪要自动生成并提取待办、流程节点状态聚合。

明确保留的部分

涉及审批权限与合规要求的环节，仍然按企业既有的制度与授权执行，系统只负责把流程讲清楚、把状态显示清楚，不改变任何审批链路。

这是和客户在方案阶段就达成的一致：AI 可以解释制度，但不能解释出制度里没有的东西，更不能替人做审批决定。

结果与后续

流程类的重复沟通明显减少，行政从答疑里解放出来；新员工能靠自助问答解决大部分疑问。

更有价值的是反向信息：通过统计高频提问和“没答上来”的问题，能看清制度里哪些地方写得含糊、哪些内容根本缺失。这份清单比任何调研都直接，成了客户持续优化制度的输入。